E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zu den neuen Regelungen, den Übergangsfristen und was Sie jetzt tun sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Die E-Rechnung muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind die beiden gängigsten Formate:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das besonders bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Sie brauchen die technische Infrastruktur, um Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format anzunehmen und zu verarbeiten.

Ab 1. Januar 2027: Pflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle

Die E-Rechnungspflicht gilt dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die:

• Im B2B-Bereich tätig sind (Geschäfte zwischen Unternehmen)
• Ihren Sitz in Deutschland haben oder hier steuerbare Umsätze erzielen

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen unter 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
• B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen
• Steuerfreie Umsätze: Bestimmte steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UStG

Was müssen Sie jetzt tun?

Um für die E-Rechnungspflicht gerüstet zu sein, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Bestandsaufnahme

Prüfen Sie Ihre aktuelle Situation: Wie erstellen und empfangen Sie derzeit Rechnungen? Welche Software nutzen Sie?

2. Software prüfen

Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen bereits E-Rechnungen. Prüfen Sie, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann. Falls nicht, planen Sie ein Update oder einen Wechsel.

3. Prozesse anpassen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie E-Rechnungen verarbeitet werden. Definieren Sie klare Prozesse für den Empfang und die Verarbeitung.

4. E-Mail-Postfach einrichten

Richten Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ein (z.B. rechnung@ihrefirma.de). So stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen nicht übersehen werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist eine große Umstellung, bietet aber auch Chancen: automatisierte Verarbeitung, weniger Fehler und schnellere Zahlungsabwicklung. Je früher Sie sich vorbereiten, desto reibungsloser wird der Übergang.

Mit dem E-Rechnungshelfer können Sie schon jetzt E-Rechnungen öffnen und auf Gültigkeit prüfen – kostenlos und ohne Anmeldung.