XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format ist das richtige?
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in wichtigen Punkten. Wir erklären die Unterschiede und helfen Ihnen bei der Wahl.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein reines XML-Format – die Datei enthält nur strukturierte Daten, keine visuelle Darstellung.
Wichtig: Eine XRechnung kann ohne spezielle Software nicht gelesen werden. Sie benötigen einen Viewer wie den E-Rechnungshelfer, um die Rechnungsdaten anzuzeigen.
Vorteile von XRechnung
- Vollständig maschinenlesbar
- Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden
- Kleine Dateigrößen
- Eindeutiger, streng definierter Standard
Nachteile von XRechnung
- Ohne Software nicht lesbar
- Keine visuelle Darstellung
- Für Menschen schwer verständlich
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten im Factur-X-Format.
Das bedeutet: Eine ZUGFeRD-Rechnung kann sowohl von Menschen als PDF gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.
Vorteile von ZUGFeRD
- Sowohl menschen- als auch maschinenlesbar
- PDF kann wie gewohnt geöffnet werden
- Ideal für den B2B-Bereich
- Verschiedene Profile für unterschiedliche Anwendungsfälle
Nachteile von ZUGFeRD
- Größere Dateien als XRechnung
- PDF und XML-Daten können theoretisch voneinander abweichen
- Verschiedene Profile können verwirrend sein
Vergleichstabelle
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Menschenlesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja |
| EN 16931 konform | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Für Behörden | Pflicht (Bund) | Teilweise akzeptiert |
| Für B2B | Geeignet | Sehr gut geeignet |
| Dateigröße | Klein | Größer (wegen PDF) |
Wann welches Format?
Verwenden Sie XRechnung, wenn:
- Sie Rechnungen an Bundesbehörden stellen
- Der Empfänger explizit XRechnung verlangt
- Eine vollautomatische Verarbeitung beim Empfänger gewünscht ist
Verwenden Sie ZUGFeRD, wenn:
- Sie im B2B-Bereich mit anderen Unternehmen arbeiten
- Die Rechnung auch ohne Software lesbar sein soll
- Sie Flexibilität bei der Verarbeitung wünschen
- Der Empfänger keine speziellen Anforderungen hat
ZUGFeRD-Profile erklärt
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Umfang:
- Minimum: Nur Grunddaten, nicht EN 16931 konform
- Basic: Basisdaten für einfache Rechnungen
- EN 16931 (Comfort): Vollständig normkonform, empfohlen
- Extended: Zusätzliche Felder für komplexe Anforderungen
- XRechnung: ZUGFeRD mit XRechnung-Daten, für Behörden geeignet
Empfehlung: Für die meisten Anwendungsfälle empfehlen wir das Profil "EN 16931" oder "XRechnung", da diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Fazit
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die Wahl hängt von Ihrem Anwendungsfall ab:
- Behörden: XRechnung ist oft Pflicht
- B2B allgemein: ZUGFeRD ist flexibler und benutzerfreundlicher
Mit dem E-Rechnungshelfer können Sie beide Formate öffnen und prüfen – so sind Sie für alle Anforderungen gerüstet.
Stand: Januar 2025. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Ihre individuelle Situation wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater.